Guide till säkra evenemang
Varför behövs en guide?
Den här guiden har tagits fram för att underlätta för dig som arrangör. Att det arrangeras evenemang i Tjörns kommun är till glädje för såväl boende som besökare. Fler evenemang är dessutom ett uttalat mål i kommunens turismstrategi.
1. Tala med kommunen
Som arrangör är det viktigt att tidigt inleda dialog med både Tjörns kommun och polisen. Detta för att i god tid få reda på vilka tillstånd som krävs och vilka säkerhetsbestämmelser som gäller. Flera myndighetskontakter kan vara nödvändiga. Här hjälper gärna kultur- och fritidsförvaltningen till. Vi kan också stötta i frågor som rör marknadsföring och erbjuder bland annat kostnadsfri plats i evenemangskalendern på kommunens webbplats.
2. Säkra evenemang
Du som arrangör är ytterst ansvarig för att evenemanget är säkert och tryggt. I ansvaret ligger att arbeta fram en god organisation och bra rutiner så att alla inblandade känner sig väl förberedda och trygga om något skulle inträffa.
All personal som arbetar under evenemanget ska känna till den övergripande organisationen och sin plats i den. Allas ansvarsområden ska vara tydligt beskrivna.
Kontrollera med ert försäkringsbolag att villkoren täcker evenemanget.
I de fall kommunen är medarrangör, behövs också ett avtal som reglerar ansvarsfrågan.
3. Riskanalys – vad kan gå fel?
Gör alltid en bedömning av vad som kan gå fel under evenemanget. Saker att fundera på är till exempel; vad kan leda till olyckor (snubbelrisk, brandrisk, trafikolycka, väder med mera), hur sannolikt är det att en olycka inträffar och vilka blir konsekvenserna?
Vid ansökan om polistillstånd för evenemang kräver Tjörns kommun att ni gjort en riskanalys av evenemanget.
Mall för riskanalys vid evenemang Pdf, 267 kB.
Vid större evenemang kan en mer omfattande risk- och sårbarhetsanalys behöva göras. Kontakta kultur- och fritidsförvaltningen eller evenemangskoordinator för hjälp och vägledning i detta.
4. Vilka tillstånd behövs?
Vid de flesta evenemang krävs ett eller flera tillstånd. Tänk på att en del tillstånd kan ta extra lång tid att få, exempelvis polistillstånd och ansökan om offentlig tillställning. Hur lång tid det tar beror på hur många remissinstanser som krävs. Beskriv evenemanget utförligt så att inga tidskrävande kompletteringar måste göras senare. Uppgifter som bland annat efterfrågas är start- och sluttid, förväntad publiksiffra samt ålder på besökarna.
Checklista för evenemang Pdf, 271 kB.
Exempel på områden där tillstånd behövs är serveringstillstånd, livsmedelsverksamhet, markupplåtelse, lotterier, musiktillställning, avspärrningar och skyltning. Tillstånd som söks hos Tjörns kommun är till exempel livsmedelsverksamhet, markupplåtelse och lotterier. Serveringstillstånd för alkohol söks via Orust kommun och avspärrning och skyltning söks hos Trafikverket eller lokala vägföreningar.
5. Undvik krockar
Genom att tidigt informera kultur- och fritidsförvaltningen om ditt evenemang får vi större möjlighet att hjälpa till och stötta upp. Dessutom leder tidig information till oönskade krockar med andra evenemang, men också möjlighet till samarrangemang.